4 enkla steg till att leda bättre möten 2016

Jag är produktivitetsfantast och har under åren blivit väldigt bra på att hålla korta och effektiva möten, under 2015 har jag kallat och lett 191st möten och på vart enda av mina möten använder jag samma enkla teknik.
Lästid: 3 min
Fredrik Ljungdell
Tillbaka till bloggen
Untitled_design.jpg

Jag är produktivitetsfantast och har under åren blivit väldigt bra på att hålla korta och effektiva möten, under 2015 har jag kallat och lett 191st möten och på vart enda av mina möten använder jag samma enkla teknik.

Möten är viktiga ur så många aspekter, men samtidigt är det det bland de dyraste aktiviteterna ett företag kan ta för sig. Det är vanligt att man har deltagare som inte behöver vara där eller deltagare som sitter där men mailar istället för att vara en del av mötet. Många företag skulle kunna halvera antalet möten och fungera precis lika bra som tidigare, men det är en annan historia.

Den gyllene medelvägen och ett första steg är att ta kontroll över de möten som man håller och se till att det inte tar längre tid än det behöver.


Steg 1 - Alltid en Agenda i din inbjudan

Oavsett hur kort, enkelt långt eller svårt mötet är så måste det finnas en agenda, och den måste finnas med redan i mötesinbjudan. I Inbjudan skriver du också att en inbjuden deltagare får lov att lämna över sin roll till en annan deltagare om de anser det vara lämpligt, exempelvis ett beslut eller för att delge information, din agenda hjälper dina deltagare att förbereda sig och avgöra om de behöver vara på plats eller inte.

 

Steg 2 - Delsammanfatta efter varje punkt på agendan

Varje gång ni avslutar en punkt på agendan skall du sammanfatta för gruppen och dela ut de Uppgifter (Action Points "APs") och Beslutspunkter ("BPs") som kom ur punkten till dina deltagare. Säkerställ samtidigt en rimlig deadline för varje punkt, uppgifter utan deadline blir ofta liggande.

 

Steg 3 - Sammanfatta APs och BPs per person

I slutet av mötet repeterar du alla Uppgifter och Beslutspunkter med deadline per deltagare, en deltagare i taget. 

 

Steg 4 - Följ upp mötet

Skriv ett kort och enkelt gruppmail till alla deltagare där du ställer upp alla Uppgifter och Beslutspunkter per person i en enkel punktlista. 


 

Om du följer denna enkla metod kommer dina möten förvandlas till produktiva sittningar med tydliga utfall som tar företaget framåt. Du kommer också blir uppmärksam för de möten som inte resulterar i APs och BPs, ska ni verkligen ha dem?

Gör det enkelt för dig! Fyll i din mailadress nedan så skickar jag dig min mötesmall, du har du den inom några minuter och får samtidigt tips från vår blogg varje vecka.

Låt oss veta vad du tycker!

Har vi rätt eller är vi ute och cyklar?

Prenumerera på artiklar

Relaterade artiklar

Blanda häxa på personalen - bygg tvärgrupper

Blanda häxa på din personal! Sätt samman personer från olika avdelningar i tvärgrupper för att fånga in allas åsikter och behov
Läs artikeln

Upphandla molntjänster: Engagerade användare är nöjda användare

Genom att utföra workshops, medarbetarundersökningar och djupintervjuer med dina medarbetare kan du köpa in IT-system anpassade efter deras behov
Läs artikeln

Bli en bättre mötesdeltagare på 3 minuter

Det du kan göra för att bli en bättre mötesdeltagare är två enkla saker, var mentalt närvarande och ta med dig de få saker du måste agera på efter ...
Läs artikeln