Upphandla molntjänster: Engagerade användare är nöjda användare

Genom att utföra workshops, medarbetarundersökningar och djupintervjuer med dina medarbetare kan du köpa in IT-system anpassade efter deras behov
Lästid: 4 min
Josefine von Uthmann
Tillbaka till bloggen

”Här har du ett nytt system"

Vi är nog många som kan känna igen oss i situationen där vi får information om att ett nytt system eller en ny tjänst har inhandlats. Det är dessutom viktigt att vi använder denna nya tjänst då det kommer göra skillnad och förbättra hela företaget.

Men hur vet de som köpt in det nya systemet om det löser de problem jag och mina kollegor brottas med varje dag i vårt nuvarande system? Sanningen kan vara att den nya lösningen inte alls löser våra problem, tvärt om blir det bara ännu ett nytt system att lära sig.

Distansen mellan användare och IT

Det här är inget okänt fenomen. Unionen gör varje år en undersökning bland sina nästan 500 000 medlemmar om hur de uppfattar sin IT-miljö och där svarade 65% att de inte har blivit tillfrågade i valet av nya IT-system. Någon annan har valt åt dem och sedan instruerat dem att börja använda systemet. På det sättet skapas distans mellan användaren och IT.

Eftersom användarna är experter på sina jobb och vet vad de behöver för att kunna arbeta effektivare är det användarna som borde tillfrågas i valet av IT-tjänster och system. Men hur gör man det då?

Utgå från medarbetarna

Ett bra sätt att börja är att välja ut ett fåtal personer från olika avdelningar och genomföra workshops med dem. Det kan vara olika typer av workshops, tex behovs- eller riskworkshop. Därigenom kan man få fram värdefull information om vad medarbetarna tycker om nuvarande arbetssituation och vad de önskar för framtiden. Det är möjligt att svaren skiljer sig åt mellan avdelningar.

Sedan är det bra att bekräfta att det som kom fram på workshopparna gäller för hela företaget, vilket görs smidigt med en medarbetarundersökning. Om någon spännande idé eller specifik oro uppdagas från en avdelning kan det vara bra att komplettera med någon djupintervju med personer från den avdelningen för att öka förståelse och hantera eller ta till vara på situationen.

Genom att involvera medarbetarna med dessa tre metoder, workshoppar, medarbetarundersökning och djupintervjuer, har man fått ett omfattade material som visar vad medarbetarna behöver och efterfrågar gällande IT-tjänster, och vad de är oroliga för. Detta underlaget bör sedan användas för att skapa en kravspecifikation. På så sätt kan man se till att gå ut i upphandling av en ny tjänst med underlag som fångar in det våra medarbetare egentligen behöver och själva efterfrågar. Det är trots allt våra medarbetare som är experterna på sitt jobb.

Win-win

Då vi har lyssnat på vad våra användare vill ha ökar chanserna att vi köper in en IT-tjänst som de verkligen vill ha och som underlättar deras dagliga arbete. När medarbetarna känner sig involverade i beslutsprocessen blir de engagerade och därmed nöjda med det nya systemet. Resultatet är ett system som våra medarbetare verkligen använder och som gör dem effektivare i sitt arbete som i slutändan ger oss en effektivare organisation - en win-win.

Guide till behovsanalys för IT-upphandling

Låt oss veta vad du tycker!

Har vi rätt eller är vi ute och cyklar?

Prenumerera på artiklar

Relaterade artiklar

Blanda häxa på personalen - bygg tvärgrupper

Blanda häxa på din personal! Sätt samman personer från olika avdelningar i tvärgrupper för att fånga in allas åsikter och behov
Läs artikeln

Upphandla molntjänster: Utgå från användare, inte tekniken

Lösningen är lika enkel som uppenbar. Från och med nu på måndag lovar vi alla varandra att inte köpa några it-lösningar eller system innan man har ...
Läs artikeln

Bli en bättre mötesdeltagare på 3 minuter

Det du kan göra för att bli en bättre mötesdeltagare är två enkla saker, var mentalt närvarande och ta med dig de få saker du måste agera på efter ...
Läs artikeln