Tvärgrupp IT - Webmastern som löste problemen på akuten

Det här kan en tvärgrupp leda till med IT-avdelningens hjälp.
Lästid: 5 min
Fredrik Ljungdell
Tillbaka till bloggen

Tvärgrupp IT för lönsamhet

Jag vill dela med mig av en mycket enkel sak för ledningsgrupper att göra om de vill öka värdet av sina IT investeringar under 2015; sätt upp Tvärgrupp IT.

Det som jag har märkt är att det som nästan alla organisationer har gemensamt, oavsett bransch och storlek, är de osynliga men ack så tydliga väggarna mellan verksamhetens olika avdelningar och funktioner. Nu tänker jag berätta vad som kan hjälpa er komma ifrån det och öka er produktivitet. 

HR, sälj, marknad och andra avdelningar sköter sitt; i bästa fall råkar man på varandra i gemensamma projekt, när man mitt i projektet upptäcker att en annan avdelning jobbar med samma sak. Ibland finns det ett projektkontor som undviker krockarna, men de är sällan insatta i projekten på detaljnivå.

Det finns en enkel lösning som är näst intill kostnadsfri. Och väldigt trevlig. En tvärgrupp där alla avdelningarna är representerade och där IT-avdelningen är moderator. 

Bestäm en tid och plats någon timme i månaden; där alla får dela med sig av utmaningar, idéer, pågående och kommande projekt; högt som lågt, gärna smalt och avdelningsspecifikt.

När man får sitta med sina kollegor i lugn och ro och prata öppet men strukturerat river man samtidigt barriärerna och skapar helt nya synergier i organisationen. Det skapar intern kommunikation där man har användaren i fokus. (läs mer om USER-FIRST)


Hur gör man då?
Jag brukar använda en förenklad version på mötesmetodiken Open Space:

  • Bjud in avdelningscheferna till en första sittning
  • Låt alla skriva upp ett ämne med en utmaning som är aktuell för deras avdelning just nu
  • Sätt upp alla på tavlan och lämna över ordet till lappens författare
  • Låt lappens författare förklara bakgrunden, hur det är just nu, vart hen vill och vad som är i vägen för det
  • Uppmuntra alla att komma med idéer och tankar i ämnet.
  • Se om någon i gruppen har liknande utmaningar eller ser lösningar för sin egen post-it i diskussionen
Moderatorn som håller i mötet för anteckningar och följer upp mötet med en sammanfattning till alla parter. 
 
Det du själv gör efter du skickat ut sammanfattningen är att du sammanfattar det igen, ur din eget perspektiv, där du skriver upp vilka möjliga tekniska lösningar som finns på utmaningarna, idéerna och lösningsförslagen. Det är bara en tidsfråga tills du kommer över ditt första microprojekt.
 
Men varför ska IT hålla i Tvärgruppen; den pratar ju inte teknik?
IT är i allt och med alla; det är er gemensamma nämnare. IT är det verkliga navet i er organisation; den enda avdelningen med en verklig chans att få en ren och holistisk bild av er organisations samlade utmaningar, potentialer och möjligheter. IT är den viktigaste funktionen i ditt företag just nu och troligtvis i många år framöver. 

Webmastern som löste bemanningen på Akuten
Ett fantastiskt exempel är hur en person från Marknad kunde lösa HR’s problem med bemanning på akuten. Personen som var ansvarig för bemanningen kunde lyfta sina utmaningar till andra avdelningar; där webmastern som sköter hemsidan kunde, utan att tidigare ha träffat HR-ansvarige, hitta en kostnadsfri lösning på hennes problem som ledde till att man bemannar rätt varje kväll.
 
Det visar sig att antalet besökare på vårdguiden.se kvällen innan korrelerar med antalet fysiska besök dagen efter. Så bra att diskrepansen inte är mer än 5% över hela Stockholm Län. Hur upptäcker man en sådan sak? Jo, man pratar med varandra i en tvärgrupp med kollegor man sällan eller aldrig möter i vardagen.

Bemanningsproblematiken löstes utan dyra konsulter, nya system eller hårdare regler för personalen

Man kan göra det på flera sätt, oavsett vilket du väljer så är det viktiga att du väljer. Om du inte väljer nu så kommer någon annan välja åt dig om något år och då är risken också att det inte blir du som får ta rodret. Läs mer om vad framtidens arbetstagare förväntar sig av IT här.

Lycka till, och ring mig om du har några frågor!

Låt oss veta vad du tycker!

Har vi rätt eller är vi ute och cyklar?

Prenumerera på artiklar

Relaterade artiklar

Vikten av internlansering

En förändring av ett arbetssätt som drivs av positiva upplevelser inleds med förståelse. Förståelse skapas genom tydlig information och kommunikation.
Läs artikeln

Att skriva en digital strategi - del 4: Efterlevnad och lansering

När strategin väl är skriven så påbörjas det verkliga arbetet med att uppnå de mål som satts i strategin.
Läs artikeln

Blanda häxa på personalen - bygg tvärgrupper

Blanda häxa på din personal! Sätt samman personer från olika avdelningar i tvärgrupper för att fånga in allas åsikter och behov
Läs artikeln